Przetargi informatyczne – jak przygotować się do przetargu
Przetargi informatyczne to jedna z najważniejszych części prowadzenia biznesu w branży IT. Aby mieć szansę na wygrywanie przetargów, konieczne jest dokładne przygotowanie się do nich. Poniżej znajdują się 4 porady, dzięki którym można się dobrze przygotować do przetargu informatycznego. Pierwsza porada to taka, aby dokładnie zapoznać się z ogłoszeniem przetargowym. W ogłoszeniu powinno znajdować się wszystko, co jest potrzebne do wykonania usługi lub dostarczenia produktu. Należy również uważnie przeczytać całe ogłoszenie, aby upewnić się, że rozumiemy wszystkie wymagania i możemy je spełnić.
Druga porada to skupienie się na tym, co możemy zrobić dla klienta, a nie na tym, czego chcemy od klienta. Kluczem jest tu pamiętanie o tym, że to my jesteśmy sprzedawcami i to my musimy pokazać klientowi, że jesteśmy lepsi niż konkurencja. Należy więc skupić się na tym, co możemy zrobić dla klienta. Trzecia porada to taka, aby być elastycznym podczas negocjacji cenowych. Cena nie powinna być stała i absolutna – warto mieć margines manewru podczas negocjacji cenowych ze stroną przetargową. Dzięki temu bardziej prawdopodobne jest ustalenie ceny na poziomie satysfakcjonującym obydwie strony i wygranie przetargu informatycznego…
Jak przygotować się do przetargu na informatykę?
Przede wszystkim należy zgromadzić wiedzę na temat tego, czego oczekujemy od informatyka. Warto przeanalizować swoje potrzeby i określić, jakie usługi informatyczne są dla nas najważniejsze. Można także zapytać znajomych lub rodzinę, jaki informatyk im się podobał i poleciłby go innym. Kolejnym krokiem jest przygotowanie listy pytań, które chcemy zadać potencjalnym informatykom. Dobrze jest mieć gotowe pytania dotyczące ich doświadczenia, referencji oraz cen usług informatycznych. Następnie należy porównać oferty różnych firm informatycznych i wybrać taką, która najbardziej odpowiada naszym potrzebom i oczekiwaniom. Ważne jest także aby upewnić się, że wybrana firma ma dobre opinie wśród swoich klientów.
Na koniec warto poprosić o spotkanie kilku potencjalnych informatyków i porozmawiać z nimi na temat naszych oczekiwań oraz ich ofert. W ten sposób można lepiej poznać każdego z nich i wybrać takiego, który będzie dla nas najlepszy.
Jakie są najważniejsze rzeczy, o których trzeba pamiętać przygotowując się do przetargu IT?
Przede wszystkim należy dokładnie zapoznać się z dokumentacją przetargową. W tym celu warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy mogą pomóc w interpretacji poszczególnych punktów. Niezwykle ważne jest również poznanie potrzeb i oczekiwań Klienta. W tym celu warto przeprowadzić wywiady lub ankiety wśród osób, które będą korzystały z systemu IT. Dzięki temu można ustalić, jakie funkcjonalności są najważniejsze dla użytkowników oraz jakie problemy mają oni obecnie ze swoimi systemami informatycznymi.
Kolejnym etapem przygotowań jest stworzenie koncepcji rozwiązania, które ma zostać zaproponowane Klientowi. Koncepcja powinna być dopracowana w najdrobniejszych szczegółach i opierać się na dokładnej analizie potrzeb użytkowników oraz możliwości technicznych dostawcy usług IT.
Na samym końcu przedstawiciel dostawcy usług IT musi przygotować się do prezentacji swojego rozwiązania Klientowi. Prezentacja powinna być ciekawa i skutecznie przekonywać Klienta do tego, że to właśnie proponowane rozwiązanie jest dla niego najlepsze.
Czego unikać podczas przygotowywania się do przetargu na oprogramowanie/sprzęt informatyczny?
Przede wszystkim należy unikać podejmowania decyzji na podstawie opinii jednej osoby. Dobrze jest zasięgnąć porady kilku osób, które mają doświadczenie w tym zakresie. Należy także unikać kupowania sprzętu/oprogramowania bez uprzedniego przetestowania go. Warto w tym celu wypożyczyć sprzęt lub skorzystać z darmowej wersji programu.
Jakie błędy można popełnić przygotowując się do rozpisu przetargu informatycznego?
- Przygotowując rozpiskę przetargu informatycznego, można popełnić błąd, który polega na tym, że nie uwzględniamy wszystkich kosztów związanych z projektem. Koszty te mogą obejmować między innymi: wynagrodzenia dla specjalistów, koszty sprzętu i oprogramowania, a także koszty utrzymania projektu po jego zakończeniu.
- Kolejnym błędem jest niedostateczne określenie wymagań wobec dostawcy. Warto dokładnie określić oczekiwania wobec oferenta, tak aby mieli oni pełną świadomość tego, czego oczekujemy od nich w ramach realizacji projektu.
- Trzecim błędem jest brak analizy rynku. Przed rozpisaniem przetargu warto przeanalizować oferty dostawców oraz ich portfolio, aby mieć pewność, że wybieramy najlepszych dostawców na rynku.
W jaki sposób skutecznie przygotować się do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na informatykę?
- Pamiętaj o terminie składania ofert. Zazwyczaj jest to 30 dni od daty ogłoszenia postępowania. Sprawdź, czy masz wszystkie niezbędne dokumenty i informacje.
- Przeanalizuj dokładnie specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Jest to podstawa, na której będzie się opierać całe postępowanie. Sporządź listę pytań dotyczących SIWZ, które możesz zadać przedstawicielom zamawiającego w ramach spotkań lub korespondencji mailowej/telefonicznej.
